ระบบสารสนเทศ (Information System) หมายถึง ระบบที่ทำหน้าที่ในการรวบรวมข้อมูลเพื่อนำมาประมวลผล วิเคราะห์ข้อมูล โดยอาศัยบุคคลหรือเทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อสร้างสารสนเทศสำหรับวัตถุประสงค์เฉพาะด้าน และนำเสนอสารสนเทศให้กับผู้ที่ต้องการซึ่งต้องเป็นผู้ใช้ที่มีสิทธิได้รับสารสนเทศ รวมทั้งการจัดเก็บบันทึกข้อมูลที่นำเข้าสู่ระบบไว้เพื่อการใช้งานในอนาคต
-ข้อมูล (Data) คือ ข้อเท็จจริงที่เราสนใจ ไม่ว่าจะเป็นคน สัตว์ สิ่งของ หรือ เหตุการณ์ต่างๆ ซึ่งข้อมูลสามารถหาได้จากแหล่งข้อมูลต่างๆ เช่น โทรทัศน์ หนังสือพิมพ์ วิทยุ คอมพิวเตอร์ หรือสิ่งรอบๆ ตัว
-สารสนเทศ (Information) คือ ข้อมูลที่ได้ผ่านการประมวลผลด้วยวิธีการที่เหมาะสม และถูกต้อง จนได้ผลลัพธ์ตรงตามความต้องการ อยู่ในรูปแบบที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ และอยู่ในช่วงเวลาที่ต้องการของผู้ใช้
-ความรู้ (Knowledge) คือ สารสนเทศที่ผ่านกระบวนการคิดเปรียบเทียบเชื่อมโยงกับความรู้อื่น จนเกิดความเข้าใจและนำไปใช้ประโยชน์ในการสรุปและตัดสินใจในสถานการณ์ต่างๆ ได้ โดยไม่จำกัดช่วงเวลา หรือสารสนเทศที่ก่อให้เกิดประโยชน์กับเราในการนำไปใช้งาน ซึ่งสามารถแบ่งได้เป็น
1) Implicit Knowledge: ความรู้ในตัวมนุษย์ ซึ่งเป็นความรู้เฉพาะตัวที่เกิดจากประสบการณ์ การศึกษา การสนทนา การฝึกอบรม เจตคติของแต่ละบุคคล เป็นความรู้บวกกับสติปัญญาและประสบการณ์
2) Explicit Knowledge: ความรู้ที่ได้รับการถ่ายทอดจากบุคคลออกมาในรูปของการบันทึกตามรูปแบบต่างๆ ซึ่งเป็นสารสนเทศ
การประมวลผล (Process) อาจเกิดจากกิจกรรม ต่อไปนี้
- การจัดแบ่งกลุ่มข้อมูล
- การจัดเรียงข้อมูล
- การสรุปผล
ระบบสารสนเทศได้เป็น 4 ประเภท ดังนี้
1. ระบบสารสนเทศสำหรับระดับผู้ปฏิบัติงาน (Operational – level systems) ช่วยสนับสนุนการทำงานของผู้ปฏิบัติงานในส่วนปฏิบัติงานพื้นฐานและงานทำรายการต่างๆขององค์กร เช่น ใบเสร็จรับเงิน รายการขาย การควบคุมวัสดุของหน่วยงาน เป็นต้น วัตถุประสงค์หลักของระบบนี้ก็เพื่อช่วยการดำเนินงานประจำแต่ละวัน และควบคุมรายการข้อมูลที่เกิดขึ้น
2. ระบบสารสนเทศสำหรับผู้ชำนาญการ (Knowledge-level systems) ระบบนี้สนับสนุนผู้ทำงานที่มีความรู้เกี่ยวข้องกับข้อมูล วัตถุประสงค์หลักของระบบนี้ก็เพื่อช่วยให้มีการนำความรู้ใหม่มาใช้ และช่วยควบคุมการไหลเวียนของงานเอกสารขององค์กร
3. ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (Management - level systems) เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยในการตรวจสอบ การควบคุม การตัดสินใจ และการบริหารงานของผู้บริหารระดับกลางขององค์กร
4. ระบบสารสนเทศระดับกลยุทธ์ (Strategic-level system) เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยการบริหารระดับสูง ช่วยในการสนับสนุนการวางแผนระยะยาว หลักการของระบบคือต้องจัดความสัมพันธ์ระหว่างสภาพแวดล้อมภายนอกกับความสามารถภายในที่องค์กรมี
การจัดการฐานข้อมูล(Database Management)
คือ การบริหารแหล่งข้อมูลที่ถูกเก็บรวบรวมไว้ที่ศูนย์กลาง เพื่อตอบสนองต่อการใช้ของโปรแกรมประยุกต์อย่างมีประสิทธิภาพและลดการซ้ำซ้อนของข้อมูล รวมทั้งความขัดแย้งของข้อมูลที่เกิดขึ้นภายในองค์การ ในอดีตการเก็บข้อมูลมักจะเป็นอิสระต่อกันไม่มีการเชื่อมโยงของข้อมูลเกิดการสิ้นเปลืองพื้นที่ในการเก็บข้อมูล มีพื้นฐาน 4 ประการ คือ
1. Data profiling: ความเข้าใจข้อมูล
2. Data quality management: การพัฒนาประสิทธิภาพของข้อมูล
3. Data integration: การรวบรวมข้อมูลที่เหมือนกันจากแหล่งต่างๆ
4. Data augmentation: การเพิ่มคุณค่าของข้อมูล
วงจรชีวิตของข้อมูล (Data life cycle Process)
เพื่อทำความเข้าใจวิธีการที่จะบริหารข้อมูลให้ดียิ่งขึ้นมันก็จำเป็นที่จะต้องดูการไหลเวียนของข้อมูลในองค์กรว่าไปที่ไหนและอย่างไร ธุรกิจไม่ได้ดำเนินงานโดยใช้ข้อมูลดิบ (Raw Data) แต่จะดำเนินงานอยู่บนข้อมูลที่ถูกประมวลผลมาเป็นสารสนเทศ (Information) และองค์ความรู้ (Knowledge)
§ แหล่งข้อมูล (Data Sources) วงจรชีวิตของข้อมูลเริ่มจากการได้รับข้อมูลมาจากแหล่งข้อมูล แหล่งข้อมูลสามารถแบ่งออกเป็น แหล่งข้อมูลภายใน ข้อมูลส่วนบุคคล และแหล่งข้อมูลภายนอก สามารถแบ่งได้ คือ
a. แหล่งข้อมูลภายใน (Internal Data Sources) ข้อมูลภายในองค์กรมักจะเกี่ยวกับคน สินค้า บริการ ซึ่งจะพบในที่หนึ่งที่ใดหรือ หลาย ๆ ที่ เช่นข้อมูลเกี่ยวกับ ลูกจ้างและค่าแรง
b. ข้อมูลส่วนบุคคล (Personal Data) ผู้ใช้งานหรือพนักงานของบริษัททั่ว ๆ ไปอาจจะทำเอกสารของตนเองตามหน้าที่ และความเชี่ยวชาญที่ตนมีโดยจัดเก็บเป็นข้อมูลส่วนตัว
c. แหล่งข้อมูลภายนอก (External Data Sources) แหล่งข้อมูลภายนอกมีมากมายมหาศาลจึงมักไม่มีความสัมพันธ์กับระบบงานใดเป็นการเฉพาะ
§ แหล่งเก็บข้อมูล (Data Storage) คือที่ซึ่งจะเก็บข้อมูลที่ได้จากการประมวลผลแล้ว ไว้สำหรับใช้ในการผลิตสารสนเทศต่อไป การบริหารข้อมูล (Data Administration)
การวิเคราะห์ข้อมูล (Data Analysis) คือ การนำเอาข้อมูลแผนที่ต่าง ๆ ที่เก็บไว้ในระบบมาทำการประมวลผล| ข้อดีของระบบฐานข้อมูล | ข้อเสียของระบบฐานข้อมูล |
| 1. ลดความยุ่งยาก คือ ดำเนินการยาก 2. ลดความซับซ้อน คือ มีหลายขั้นตอน 3. ลดความสับสน คือ เลือกไม่ถูก 4. ลดค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษา 5. ยืดหยุ่นในการเปลี่ยนแปลง 6. ได้ข้อมูลที่ต้องการในเวลาที่ต้องการ | 1. มีค่าใช้จ่ายสำหรับฮาร์ดแวร์ 2. มีค่าใช้จ่ายสำหรับซอฟท์แวร์ 3. มีค่าใช้จ่ายสำหรับผู้เชี่ยวชาญ 4. มีค่าใช้จ่ายดำเนินการ 5. มีค่าพัฒนาระบบฐานข้อมูล |
Ø ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing Systems - TPS) เป็นระบบที่ทำหน้าที่ในการปฏิบัติงานประจำ ทำการบันทึกจัดเก็บ ประมวลผลรายการที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน โดยใช้ระบบคอมพิวเตอร์ทำงานแทนการทำงานด้วยมือ ทั้งนี้เพื่อที่จะทำการสรุปข้อมูลเพื่อสร้างเป็นสารสนเทศ ระบบประมวลผลรายการนี้ ส่วนใหญ่จะเป็นระบบที่เชื่อมโยงกิจการกับลูกค้า ตัวอย่าง เช่น ระบบการจองบัตรโดยสารเครื่องบิน ระบบการฝากถอนเงินอัตโนมัติ เป็นต้น ในระบบต้องสร้างฐานข้อมูลที่จำเป็น ระบบนี้มักจัดทำเพื่อสนองความต้องการของผู้บริหารระดับต้นเป็นส่วนใหญ่เพื่อให้สามารถปฏิบัติงานประจำได้ ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักจะอยู่ในรูปของ รายงานที่มีรายละเอียด รายงานผลเบื้องต้น
Ø ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information Systems- MIS) เป็นระบบสารสนเทศสำหรับผู้ปฏิบัติงานระดับกลาง ใช้ในการวางแผน การบริหารจัดการ และการควบคุม ระบบจะเชื่อมโยงข้อมูลที่มีอยู่ในระบบประมวลผลรายการเข้าด้วยกัน เพื่อประมวลและสร้างสารสนเทศที่เหมาะสมและจำเป็นต่อการบริหารงาน ตัวอย่าง เช่น ระบบบริหารงานบุคลากร ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของรายงานสรุป รายงานของสิ่งผิดปกติ
Ø ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems – DSS) เป็นระบบที่ช่วยผู้บริหารในการตัดสินใจสำหรับปัญหา หรือที่มีโครงสร้างหรือขั้นตอนในการหาคำตอบที่แน่นอนเพียงบางส่วน ข้อมูลที่ใช้ต้องอาศัยทั้งข้อมูลภายในกิจการและภายนอกกิจการประกอบกัน ระบบยังต้องสามารถเสนอทางเลือกให้ผู้บริหารพิจารณา เพื่อเลือกทางเลือกที่เหมาะสมที่สุดสำหรับสถานการณ์นั้น หลักการของระบบ สร้างขึ้นจากแนวคิดของการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยการตัดสินใจ โดยให้ผู้ใช้โต้ตอบโดยตรงกับระบบ ทำให้สามารถวิเคราะห์ ปรับเปลี่ยนเงื่อนไขและกระบวนการพิจารณาได้ โดยอาศัยประสบการณ์ และ ความสามารถของผู้บริหารเอง ผู้บริหารอาจกำหนดเงื่อนไขและทำการเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขต่างๆ ไปจนกระทั่งพบสถานการณ์ที่เหมาะสมที่สุด แล้วใช้เป็นสารสนเทศที่ช่วยตัดสินใจ รูปแบบของผลลัพธ์ อาจจะอยู่ในรูปของ รายงานเฉพาะกิจ รายงานการวิเคราะห์เพื่อตัดสินใจ การทำนาย หรือ พยากรณ์เหตุการณ์
Ø ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง (Executive Information System - EIS) เป็นระบบที่สร้างสารสนเทศเชิงกลยุทธ์สำหรับผู้บริหารระดับสูง ซึ่งทำหน้าที่กำหนดแผนระยะยาวและเป้าหมายของกิจการ สารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูงนี้จำเป็นต้องอาศัยข้อมูลภายนอกกิจกรรมเป็นอย่างมาก ยิ่งในยุคปัจจุบันที่เป็นยุค Globalization ข้อมูลระดับโลก แนวโน้มระดับสากลเป็นข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการแข่งขันของธุรกิจ ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของการพยากรณ์/การคาดการณ์
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น