INFORMATION TECHNOLOGY FOR PROFESSIONAL ACCOUNTANTS II

Productivity Paradox ถูกใช้เรียกการลงทุนด้านเทคโนโลยีสารสนเทศที่ไม่สามารถประเมินผลตอบแทนได้ ซึ่งทำให้เกิด IT Justification

• Why Justify IT investments?-cont’d

เนื่องจากในปัจจุบันองค์กรต่างๆเริ่มรู้ว่า IT ไม่ใช่คำตอบทั้งหมดของปัญหาที่เกิดขึ้น จึงต้องมีการปรับกระบานการนำITมาใช้  กล่าวคือ องค์กรจะมองITเป็นโครงการซึ่งจะต้องได้รับการพิจารณาเช่นเดียวกับโครงการอื่นๆ ดังนั้นการจะลงทุนในIT project จะต้องมีการมองถึงROI (Return On Investment) รวมทั้งการหาข้อมูลจากแหล่งอื่นๆ เพื่อวิเคราะห์ความเสี่ยงจากโครงการเเละผลตอบเเทนที่จะได้รับ

• เงื่อนไขที่จะทำโครงการIT โดยที่ไม่จำเป็นต้องมีการให้เหตุผล

-โครงการที่ใช้เงินลงทุนน้อยมาก

-โครงการที่ไม่ลงทุนเเล้วอาจเกิดความเสี่ยง เช่น โครงการที่เกี่ยวข้องกับสาธารณูปโภค โครงการที่กฏหมายบังคับให้ลงทุน เป็นต้น

-โครงการที่ผู้บริหารมีนโยบายให้ทำ

• เงื่อนไขที่จะไม่ทำโครงการIT โดยที่ไม่จำเป็นต้องมีการให้เหตุผล

-โครงการที่มีข้อมูลไม่เพียงพอต่อการวิเคราะห์ความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้น

Productivity Paradox สามารถแบ่งได้เป็น

1. การประเมินค่าที่ไม่เหมาะสม (Mismeasurement)
การใช้ตัววัดที่ไม่เหมาะสมมักเป็นเหตุผลที่ถูกอ้างถึงบ่อยที่สุด ในบรรดาคำอธิบายถึงปรากฏการณ์ Productivity Paradoxในทางธุรกิจการที่จะดูว่าผลตอบแทนของการลงทุนมีความคุ้มค่ามากน้อยเพียงไรนั้น จะใช้ดัชนีชี้วัดทางการเงินที่สามารถวัดได้ชัดเจน เป็นดัชนีชี้วัดความสำเร็จ นั่นคือ หากการลงทุนด้านเทคโนโลยีสารสนเทศประสพผลสำเร็จ องค์กรก็ควรมีผลประกอบการเช่น ผลกำไร ส่วนแบ่งตลาด ที่สูงขึ้น  

ข้อวิจารณ์ที่สำคัญของการใช้ดัชนีชี้วัดทางการเงินเป็นตัวชี้วัดผลตอบแทนของการลงทุนด้านเทคโนโลยีสารสนเทศก็คือ ในทางปฏิบัติแล้ว ยังมีองค์ประกอบต่างๆอีกหลายประการที่มีอิทธิพลต่อผลประกอบการขององค์กร เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นเพียงส่วนหนึ่งในหลายๆองค์ประกอบนั้นที่อาจมีผลต่อดัชนีชี้วัดทางการเงิน ยกตัวอย่างเช่น การที่องค์กรมีผลกำไรที่สูงขึ้นหรือต่ำลง อาจได้รับผลกระทบโดยตรงจากสภาพเศรษฐกิจของประเทศก็ได้ ในสภาพเศรษฐกิจที่ไม่ดี ไม่ว่าจะมีการลงทุนด้านเทคโนโลยีสารสนเทศสูงเท่าไหร่ ก็คงไม่อาจทำให้ผลกำไรขององค์กรดีขึ้นไปมากได้

นอกจากนั้นแล้ว ในทางปฏิบัติผลตอบแทนของเทคโนโลยีสารสนเทศอาจจะไม่ได้อยู่ในรูปแบบที่สามารถวัดได้โดยตรง แต่อาจอยู่ในรูปแบบที่ไม่สามารถวัดได้โดยตรงหรือไม่สามารถจับต้องได้ (Intangible Benefits) เช่น การที่องค์กรใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการเพิ่มประสิทธิภาพในการให้บริการแก่ลูกค้าหรือการเพิ่มประสิทธิภาพในการส่งของให้แก่ลูกค้าให้มีความรวดเร็วทันใจ ผลกระทบต่างๆเหล่านี้อาจไม่ได้มีผลโดยตรงต่อดัชนีชี้วัดทางการเงิน การที่จะใช้แต่ดัชนีชี้วัดที่เป็นตัวเลขเพียงอย่างเดียว คงไม่เป็นการเพียงพอในการประเมินถึงผลกระทบที่เกิดขึ้นของเทคโนโลยีสารสนเทศ ดังนั้นการรับมือกับผลประโยชน์ที่ไม่สามารถจับต้องได้ คือ การมองประโยชน์ระยะสั้นๆก่อน รวมถึงการเปิดโอกาสให้บุคคลอื่นมีส่วร่วมในการสร้างInnovative ต่างๆ

อีกตัวอย่างที่เห็นได้ชัดก็คือ ในกรณีของการใช้เอทีเอ็มในธุรกิจธนาคารเอทีเอ็มสามารถเพิ่มเวลาการให้บริการของธนาคารเป็น 24 ชั่วโมง แน่นอนว่าเอทีเอ็มมีส่วนในการเพิ่มคุณภาพของการบริการแก่ลูกค้าเป็นอย่างมาก แต่เราจะสามารถประเมินผลประโยชน์จากเอทีเอ็มในรูปแบบใด? หรือโดยวิธีใด?

นอกเหนือจากปัญหาในการวัดผลตอบแทนแล้ว การประเมินระดับการลงทุนด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ(IT Investment)ก็มีปัญหาไม่แพ้กัน ปัญหาอย่างหนึ่งในการประเมินมูลค่าของอุปกรณ์ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศก็คือ มูลค่าของอุปกรณ์มีการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วมาก ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดเจนคือ ราคาของไมโครคอมพิวเตอร์ที่มีการปรับราคาเปลี่ยนไปแทบจะเดือนต่อเดือน การที่มูลค่าของอุปกรณ์มีการเปลี่ยนแปลงไปรวดเร็วมากทำให้เป็นการยากที่จะประเมินมูลค่าที่แท้จริงของอุปกรณ์ ผลที่ตามมาก็คือการประเมินราคาของอุปกรณ์ที่อาจเกินจริงไปได้ (Overestimated) ซึ่งแน่นอนว่าย่อมจะมีผลต่อการคำนวณผลตอบแทนที่ถูกต้องด้วย

2. ระยะเวลาของการเกิดผลกระทบ (Time Lag)
สาเหตุอีกประการของปรากฏการณ์ Productivity Paradox ก็คือ ผลกระทบของเทคโนโลยีสารสนเทศใช้เวลาในการแสดงผลให้ปรากฏ (Time Lag Effect) อุปสรรคขององค์กรที่ต้องมีการเริ่มใช้ระบบเทคโนโลยีใหม่ก็คือ องค์กรต้องใช้เวลาในการเรียนรู้ องค์กรต้องให้เวลาผู้ใช้ระบบงาน ในการปรับตัวและเรียนรู้ระบบงานใหม่ องค์กรจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากระบบงานเทคโนโลยีสารสนเทศก็ต่อเมื่อผู้ใช้ระบบงานนั้นมีความชำนาญในการใช้ระบบงาน สามารถใช้เทคโนโลยีในการช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในงานของตนเองได้อย่างเต็มที่ ยิ่งผู้ใช้มีความเชี่ยวชาญในการใช้ระบบเทคโนโลยีมากเท่าไร ประโยชน์ที่เกิดขึ้นก็จะสูงขึ้นตาม

องค์กรใดใช้เวลาในการเรียนรู้ปรับตัวเข้ากับเทคโนโลยีใหม่น้อยเท่าไหร่ องค์กรนั้นก็สามารถที่จะได้ประโยชน์จากการใช้เทคโนโลยีนั้นเร็วเท่านั้น ดังนั้นจึงเป็นการยากที่องค์กรจะสามารถเห็นผลตอบแทนของระบบเทคโนโลยีสารสนเทศที่สร้างขึ้นมาใหม่ได้ในเวลาอันรวดเร็ว

ตัวเลขของระยะเวลาที่เหมาะสมที่ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศจะแสดงให้เห็นถึงผลกระทบที่ชัดเจนเป็นตัวเลขระหว่าง 3 - 5 ปี ดังนั้น ในการวัดถึงผลกระทบที่จะเกิดจากการลงทุนด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ องค์กรคงต้องเผื่อเวลาที่ต้องใช้ในการเรียนรู้ระบบงานนั้น ยิ่งองค์กรใดใช้เวลาในการเรียนรู้เร็วเท่าไหร่ องค์กรนั้นก็จะสามารถได้รับประโยชน์เร็วขึ้นเท่านั้น

3. การกระจายของผลประโยชน์ที่ไม่ทั่วถึง
ได้มีการตั้งข้อสังเกตถึงผลตอบแทนของเทคโนโลยีสารสนเทศ โดยเฉพาะอย่างยิ่งผลตอบแทนจากการใช้ประโยชน์ของข้อมูล (Information) ซึ่งมีความแตกต่างจากผลิตภัณฑ์ประเภทอื่นคือ การกระจายที่ไม่เท่าเทียมกันของผลประโยชน์จากการใช้ข้อมูล  นั่นคือองค์กรที่ได้รับประโยชน์จากการใช้ข้อมูลได้ประโยชน์มาจากการเสียประโยชน์ขององค์กรอื่น แทนที่จะเป็นการสร้างประโยชน์โดยผลิตผลของตัวเองหรือสร้างประโยชน์โดยที่ไม่มีใครเสียผลประโยชน์ การที่เราใช้ข้อมูลในการคาดการณ์ถึงปริมาณความต้องการของตลาด ราคาที่เหมาะสมของผลิตภัณฑ์ เป็นการสร้างผลประโยชน์ที่จะเกิดเฉพาะผู้มีข้อมูลเหล่านั้นหรือเข้าถึงข้อมูลเหล่านั้นเท่านั้น องค์กรที่ไม่มีข้อมูลเหล่านี้หรือไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลเหล่านี้ก็จะเสียเปรียบในการแข่งขัน

เนื่องจากข้อมูลให้ประโยชน์แก่เฉพาะกลุ่มขององค์กรที่มีข้อมูลและก่อให้เกิดการเสียเปรียบแก่บางองค์กรที่ไม่ข้อมูล ในแง่ของ Productivity รวมของทุกองค์กรก็จะเกิดการหักล้างกันไป ไม่ก่อให้เกิดการเพิ่ม Productivity ในแง่ผลรวมของกลุ่มธุรกิจ(Industry)แต่อย่างใด

4. การบริหารที่ไร้ประสิทธิภาพ (Mismanagement)
สาเหตุประการสุดท้ายที่มักถูกอ้างถึงเสมอในการอธิบายปรากฏการ Productivity Paradox ก็คือ การขาดประสิทธิภาพของฝ่ายบริหารเอง ในการบริหารจัดการเงินลงทุนให้เกิดประโยชน์สูงสุด

ความยุ่งยากประการหนึ่งของผู้บริหารด้านเทคโนโลยีสารสนเทศก็คือ การขาดดัชนีชี้วัดที่แน่นอนในการประเมินผลสำเร็จของการใช้เทคโนโลยี ผลที่ตามมาก็คือ การที่ฝ่ายบริหารไม่สามารถที่จะจัดสรรการลงทุนได้อย่างถูกต้องและเหมาะสม ซึ่งในบางกรณีอาจมีการใช้ทรัพยากรไม่คุ้มค่ากับผลตอบแทนที่จะได้รับมา

นอกจากนี้ การบริหารการลงทุนที่ไร้ประสิทธิภาพก็ยังเป็นผลมาจากสาเหตุหลายประการ เช่น การล้มเหลวของการบริหารโครงการ ระบบงานที่สร้างไม่ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ รวมถึงการขาดประสิทธิภาพในการเผยแพร่เทคโนโลยี (Technology Assimilation) ภายในองค์กรทำให้ไม่ได้รับความร่วมมือจากผู้ใช้ สาเหตุเหล่านี้เป็นตัวการสำคัญที่ทำให้การลงทุนด้านเทคโนโลยีสารสนเทศไม่ก่อให้เกิดผลตอบแทนที่ชัดเจน

ผลตอบแทนจากการลงทุนด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ

ระดับการลงทุนด้านเทคโนโลยีสารสนเทศมีแนวโน้มที่จะสูงขึ้นเรื่อยๆ คำถามที่ผู้บริหารทั้งหลายต้องการทราบก็คือผลตอบแทนของการลงทุนนั้นจะเป็นเท่าใด ระดับการลงทุนเป็นดัชนีชี้วัดประการหนึ่งของความสามารถขององค์กรในการจัดซื้อจัดหาอุปกรณ์ที่ทันสมัยได้ แต่การที่องค์กรจะประสพความสำเร็จในการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศได้นั้น ไม่ได้ขึ้นอยู่กับระดับปริมาณการลงทุนในการจัดซื้อระบบเทคโนโลยีที่ล้ำสมัยกว่าคู่แข่งแต่เพียงอย่างเดียวเท่านั้น ยังมีองค์ประกอบอีกหลายประการที่องค์กรควรคำนึงถึง การที่องค์กรมีการลงทุนในระดับที่สูงกว่าคู่แข่งก็ไม่ได้เป็นสิ่งที่สามารถยืนยันได้ว่า องค์กรนั้นจะสามารถประสบความสำเร็จในการใช้เทคโนโลยีได้เหนือคู่แข่งอื่น ดังนั้น เพื่อให้การลงทุนเกิดความคุ้มค่ามากที่สุด ผู้บริหารควรให้ความสนใจในองค์ประกอบด้านอื่นด้วย เช่น การออกแบบระบบงานที่ถูกต้องเหมาะสมตามความต้องการของผู้ใช้ การจัดการฝึกอบรมผู้ใช้งานให้มีความรู้ความเข้าใจอย่างถูกต้องและมีความชำนาญในการใช้ระบบงานเทคโนโลยีสารสนเทศอย่างเหมาะสม หากองค์กรใดเอาใจใส่ในสิ่งต่างๆเหล่านี้ องค์กรนั้นก็ย่อมที่จะเห็นผลตอบแทนของการลงทุนได้อย่างชัดเจนภายในระยะเวลาอันรวดเร็ว

Cost-Benefit Evaluation Techniques

-Net Profit การวัดความต่างระหว่างต้นทุนทั้งหมดที่เกิดขึ้น เเละรายได้ทั้งหมดที่เกิดขึ้นในโครงการ

-Payback Period เป็นการหาจุดคุ้มทุนของเงินลงทุนที่บริษัทลงไปเมื่อครั้งเเรก โดยที่ไม่สนใจการช่วงเวลาของเงินที่เกิดขึ้น

-Return on Investment(ROI) คือผลตอบแทนการลงทุนที่คำนวนต่อหน่วยว่าในการลงทุนของเรามีผลตอบแทนอยู่ที่เท่าใหร่ ผลของ ROI จะช่วยให้ เราสามารถประเมินการลงทุนของเราได้ว่าการลงทุนของเราคุ้มค่าหรือไม่

-Net Present Value(NPV)คือผลต่างระหว่างมูลค่าปัจจุบันของผลการประหยัดต้นทุน พลังงาน จากมาตรการ ในรูปตัวเงินที่คาดว่าจะได้รับในแต่ละปี ตลอดอายุของโครงการ กับมูลค่าปัจจุบันของเงิน ที่จ่ายออกไป ภายใต้ โครงการที่กำลังพิจารณา ณ อัตราลดค่า (discount rate) หรือค่าของทุน (cost of capital) ที่กำหนดจากคำนิยามข้างต้น การคำนวณหามูลค่าปัจจุบันสุทธิ จะต้องทราบข้อมูลดังนี้

1. กระแสเงินสดจ่ายลงทุนสุทธิ
2. กระแสเงินสดรับสุทธิรายปีตลอดอายุโครงการ
3. ระยะเวลาของโครงการ
4. อัตราลดค่าหรือค่าของทุนของธุรกิจ

-Interest rate of return(IRR)หมายถึงอัตราลดค่า (discount rate) ที่ทำให้มูลค่าปัจจุบัน ของกระแสเงินสด ที่คาดว่าจะต้องจ่ายในการลงทุน เท่ากับมูลค่าปัจจุบัน ของกระแส เงินสด ที่คาดว่าจะได้รับจากการดำเนินการ ประหยัดพลังงาน ตลอดอายุ โครงการ จากคำนิยามข้างต้น การคำนวณหา  อัตราผลตอบแทนลดค่า จะต้องทราบข้อมูลดังนี้

1. กระแสเงินสดจ่ายลงทุนสุทธิ
2. กระแสเงินสดรับสุทธิรายปีตลอดอายุโครงการ
3. ระยะเวลาของโครงการ