Enterprise System & Supply Chain Management & Enterprise Resource Planning

Functional Information System

คือ การจัดรูปแบบสารสนเทศให้สอดคล้องกับฟังก์ชันการทำงานของแผนก (department) ที่ใช้กันทั่วๆไป หรือ เรียกว่า Departmental IS ซึ่งก็คือ ระบบสารสนเทศที่สนับสนุนการทำงานของแต่ละแผนก(department) ในองค์กรหนึ่ง ๆ(corporation) เช่น Operations, Accounting, Finance, Marketing, Human resources เป็นต้น

                 ระบบสารสนเทศที่นำมาใช้ในการทำงานระดับแผนก หรือหน่วยงานนี้ อาจเกิดจากการที่องค์กรสร้างขึ้นเอง หรือซื้อมาจากภายนอกก็ได้ โดยการที่องค์กรต้องนำระบบสารสนเทศระดับหน่วยงานมาใช้ เนื่องจาก

1.       ความต้องการต่างกัน : ในแต่ละหน่วยงานมีความต้องการใช้ข้อมูลที่ต่างกัน ทำให้ไม่สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ เช่น ฝ่ายการเงิน และฝ่ายการตลาด เป็นต้น

2.       ความคุ้มค่าของการลงทุน : องค์กรยากที่จะคำนวณความคุ้มค่าถึงการที่ตัดสินใจนำระบบสารสนเทศระดับองค์กรมาใช้ เช่น หากองค์กรมีขนาดไม่ใหญ่มากนัก การลงทุนอาจไม่คุ้มค่า

3.       ความเป็นอิสระในการตัดสินใจของหน่วยงาน : การที่แต่ละหน่วยงานแยกระบบออกจากกัน ทำให้สามารถตัดสินใจได้อย่างเต็มที่

ข้อเสีย คือ การที่หน่วยงานไม่เชื่อมต่อกัน ทำให้มีฐานข้อมูลหลากหลาย ซึ่งทำให้เกิดปัญหาในการจัดการข้อมูล เช่น อาจเกิดความซ้ำซ้อนของข้อมูล ซึ่งทำให้ในอนาคตองค์กรอาจต้องเสียงบประมาณในการจ้างคนเข้ามาดูแลจัดการทางด้านนี้

Enterprise System

คือระบบหรือกระบวนการต่างๆ ที่ใช้ทั้งองค์กร เพื่อใช้ทรัพยากรต่างๆร่วมกัน ช่วยให้การทำงานสะดวก และมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยการใช้ Database และ Data ร่วมกัน ซึ่งจะคอยจัดการระบบสารสนเทศ โดยรวมเอา Business Process หลักๆขององค์กรเข้ามารวมไว้เป็นหนึ่งเดียว ในขณะที่ Functional System สนับสนุนกิจกรรมภายในแต่ละหน่วยงาน และแยกออกจากหน่วยงานอื่น ๆไม่เกี่ยวข้องกัน ดังนั้น Enterprise System จึงจัดรูปแบบเพื่อรองรับหลาย ๆ หน่วยงาน หรือ ทั่วทั้งองค์กร หรือ เรียกว่า Enterprisewide Information System (EIS) ซึ่งเป็นการเชื่อมหลาย ๆ หน่วยงานเข้าด้วยกัน โดยการสร้างฐานข้อมูลร่วมกัน ซึ่งทำให้สามารถมองการปฏิบัติงานในภาพรวมขององค์กรได้ชัดเจน แก้ปัญหาความยุ่งยากในการจัดการข้อมูลระดับองค์กร

เช่น บริษัท DELL ที่มีสัญชาติอเมริกา ซึ่งเป็นบริษัทที่จำหน่ายคอมพิวเตอร์ไปทั่วโลก แต่โรงงานผลิตตั้งอยู่ที่ประเทศจีน และCustomer Service ตั้งอยู่ที่ประเทศอินเดีย การที่ไปลงทุนในต่างประเทศเนื่องจากค่าแรงที่ถูกกว่า ดังนั้นจึงจำเป็นที่จะต้องนำระบบEnterprise System มาใช้เพื่อบริหารจัดการในเรื่องต่างๆ เพื่อทำให้ระบบบบริหารจัดการเชื่อมต่อกัน ป้องกันความยุ่งยากที่อาจเกิดขึ้น เช่น ระบบคลังสินค้า (Warehouse) เป็นต้น ซึ่งการที่มีการใช้ฐานข้อมูลในระดับองค์กรทำให้การบริหารจัดการองค์กรมีประสิทธิภาพ

หรือ บริษัท UPS ซึ่งเป็นบริษัทขนส่งแรกที่มีการใช้ระบบ Tracking System ซึ่งเชื่อมโยงข้อมูลการขนส่งสินค้าขององค์กร กล่าวคือ ตั้งแต่ ณ จุดที่ลูกค้าได้มาใช้บริการ ลูกค้าจะสามารถตรวจสอบได้ทันทีว่าในขณะนี้สินค้าอยู่ที่ขั้นตอนไหนของการขนส่งแล้ว ซึ่งนอกจากที่จะสร้างความประทับใจให้แก่ลูกค้า ยังทำให้องค์กรสามารถวางแผนการขนส่งได้อย่างเป็นระบบ รวมถึงสามารถตรวจสอบการปฏิบัติงานของพนักงานได้

              โดยระบบเดิมนั้นลูกค้าจะไม่สามารถตรวจสอบสถานะของสินค้าได้ ซึ่งสำรับองค์กร ผู้บริหารก็ไม่สามารถมองภาพรวมขององค์กรได้ เนื่องจากข้อมูลที่อัพเดตจริงๆ จะอยู่ในแต่ละแผนก ซึ่งไม่ได้มีการเชื่อมโยงฐานข้อมูลเข้าด้วยกัน เรียกช่องวางของข้อมูลนี้ว่า Fragmentation of Data 

นอกจากนี้จะมีระบบสารสนเทศที่สามารถลิงค์ข้อมูลกับ Supply Chain ได้

1.    Enterprise Resource Planning (ERP): สนับสนุน Supply Chain ภายใน Enterprise

2.    Customer Relationship Management (CRM): ใช้เพื่อดูแลลูกค้า และเก็บข้อมูลลูกค้า

3.    Knowledge Management (KM) Systems: สนับสนุนการสร้างองค์ความรู้ การจัดเก็บ และ การกระจายองค์ความรู้

4.    Supply Chain Management (SCM): การบริหาร Supply Chain ภายในองค์กร เพื่อให้สามารถบริการสินค้าภายในองค์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การส่งของให้ลูกค้า จะดูว่าต้องส่งรถออกไปกี่โมง ระยะทางเท่าไหร่ ซึ่งช่วยให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด ทราบปริมารความต้องการของลูกค้า เพื่อให้เรามีสินค้าเพียงพอที่จะให้ลูกค้าสามารถซื้อได้

5.    Decision Support Systems (DSSs): สนับสนุนการตัดสินใจทั่วทั้ง Enterprise มักใช้ ร่วมกับ Data Warehouse โดยรูปแบบนี้มันจะรวมเอา Executive Information System เอาไว้ด้วย

6.    Business Intelligence เช่น Data-mining, Text-mining, OLAP เช่น บริษัทอเมซอน มีการใช้ Text-mining โดยจะพูดถึงคุณค่าของproduct ต่างๆ หรือการที่บริษัทหลายบริษัทในปัจจุบันพยายามผลักดันให้พนักงานมาแบ่งปันองค์ความรู้กันเพื่อให้เกิดองค์ความรู้ใหม่ๆ

                                                                            

Supply Chain Management หมายถึง การไหล (flow) ของวัตถุดิบ สารสนเทศ เงิน และ การบริการ ต่างๆจากซัพพลายเออร์ซึ่งเป็นผู้ป้อนวัตถุดิบ ผ่านโรงงาน ไปถึงคลังสินค้าของลูกค้า ทั้งนี้รวมถึงแผนกต่างๆ และกระบวนการที่เกี่ยวข้อง

จากภาพด้านบนกว่าที่วัตถุดิบในการผลิตสินค้าที่ส่งมาจากSuppliers จะมาถึงบริษัท วัตถุดิบเหล่านั้นจะต้องผ่านมาจาก Sub-Suppliers อีกหลายขั้น ซึ่งการนำระบบสารสนเทศมาใช้จะช่วยให้เราสามารถระบุ Relation และเก็บข้อมูลต่างๆ เพื่อนำมา Share, Connect ข้อมูลร่วมกัน และทำให้เกิดประโยชน์กับบริษัทได้ รวมถึง Suppliers ได้ เช่น Wal-Mart กรณีสินค้าใน Stock ต่ำกว่าจุดที่กำหนดไว้ จะมีระบบที่ส่งข้อมูลไปยังบริษัท Suppliers ให้ส่งสินค้ามายังบริษัท ซึ่งจะช่วยให้ Suppliers สามารถเตรียมการ, Forecast ได้ง่ายขึ้น เช่น จะผลิตเท่าไหร่ ผลิตเมื่อไหร่ แล้วยังทำให้ต้นทุนสินค้าลดลง การเก็บ Inventory ลดลง การส่งสินค้าก็ลดต้นทุนลงด้วย ช่วยในการลดความเสี่ยง และทำให้กำไรเพิ่มขึ้นได้ ในด้าน Wal-Mart ก็เป็นการป้องกันความเสี่ยงจากการที่สินค้าขาด Stock

หรือ กรณีโลตัส Suppliersของโลตัสจะต้องส่งของมายังโลตัส โดยที่โลตัสจะมีระบบสารสนเทศในการแสดงข้อมูลของสินค้าของแต่ละ Suppliers เพื่อให้Suppliersสามารถบริหารจัดการสินค้าของตนได้

Warehouse Management System (WMS)

             ระบบที่ใช้ในการบริหาร Warehouse เช่น ระบบ Inventory Management System (IMS) เป็นระบบที่ใช้ในการบริหารงานด้านสินค้าคงคลัง กล่าวคือ ระบบจะสามารถระบุว่าบริษัทควรมีของในคลังเท่าไหร่ ควรมีสินค้าอะไรบ้าง การเข้าออกของสินค้ามากน้อยแค่ไหน ทำให้บริษัทใช้พื้นที่ในการเก็บของได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Fleet Management System

ระบบที่ใช้ในการส่งของ เช่น บริษัทขนส่งที่ต้องต่อรถหลายๆที่ ก็จะมีการ Check Point แต่ละจุดว่ามีของถึงแต่ละที่จำนวนเท่าไหร่ เพื่อให้ของไปถึงจุดหมายอย่างครบถ้วน สามารถเช็คได้ว่าของชิ้นนี้ต้องส่งไปที่ไหน เมื่อไหร่ และสามารถตรวจสอบได้ว่าของไปถึงจุดหมายแล้ว

Vehicle Routing and Planning

เป็นระบบที่บอกได้ว่ารถขนส่งควรวิ่งไปทางไหน เพื่อให้ประหยัดน้ำมัน หรือรถที่ต้องวิ่งส่งของหลายๆที่ จะต้องวิ่งไปทางไหน เพื่อให้วิ่งได้ครบทุกที่และใช้ระยะทางน้อยที่สุด

Vehicle Based System

เป็นระบบบริหารจัดการรถบรรทุก สามารถTrackได้ว่ารถอยู่ที่ไหนแล้ว โดยผ่านระบบGPRS นอกจากนี้ยังใช้วางแผนเส้นทางได้ด้วย

10 IT Trends for Logistics Supply Chain Management

1.       Connectivity : ทุกวันนี้ระบบต่างๆมีการเชื่อมต่อกัน ทำให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงได้ง่ายและรวดเร็ว เช่น มือถือสามารถเชื่อมต่อโดยการใช้Bluetoothได้ หรือ WiFi ที่สามารถเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ตได้ในพิ้นที่ต่างๆ ซึ่งในอนาคตจะมีการพัฒนาไปอีก และสามารถใช้ Access point ได้หลายตัวมากขึ้น

2.       Advanced Wireless : Voice & GPS เช่น Blackberry ,IPhone ซึ่งมีการนำมาประยุกต์ใช้ในที่ทำงานมากขึ้น สามารถนำมาใช้ในการบริหาร Supply Chain ได้

3.       Speech Recognition : การสั่งงานด้วยเสียง โดยในปัจจุบันพยายามพัฒนามาใช้เพื่อการสั่งงาน เพราะทำให้ผู้ใช้มีความสะดวกมากขึ้น เช่น intermec.com นอกจากนี้ยังมีการนำมาใช้ในการช่วยเหลือผู้พิการ

4.       Digital Imaging : การประมวลผลภาพดิจิตอล โดยสามารถทำเป็นออนไลน์ได้เลย เพื่อส่งข้อมูลไปให้บริษัทอื่นได้เลย เช่น บริษัทประกันส่งรูปภาพ ข้อมูล ใบเสร็จไปให้บริษัท และยังสามารถส่งข้อมูลให้กับลูกค้าได้ด้วยอีกชุดนึง

5.       Portable Printing : การพิมพ์แบบเคลื่อนที่ มีการใช้งานเครื่องพิมพ์แบบพกพาที่ทนทานเป็นประจำเพื่อให้ได้เอกสารอ้างอิง เมื่อต้องการใช้งาน สำหรับการใช้งานทั่วไป ได้แก่ การจัดเตรียมใบส่งสินค้าที่มีการลงนาม ใบสั่งซื้อ ใบสั่งงาน และรายการการตรวจสอบ การใช้เครื่องพิมพ์และคอมพิวเตอร์แบบพกพาร่วมกันจะทำให้ลูกค้าสามารถมีเอกสารที่ต้องการ

6.       2D & other barcoding advances : สามารถดีไซน์เพื่อให้เข้ากับองค์กรได้

7.       RFID : เป็นชิพตัวเล็กๆที่ฝังอยู่ในบัตร หรือสินค้า หรืออาจใช้กับการเช็คสต็อกในโกดังได้ ช่วยให้ทราบว่ามีของเข้าออกเท่าไหร่ และสามารถ Track ได้ด้วย ซึ่งมีความสำคัญมากกับ Supply Chain ซึ่ง RFID มี 2 แบบคือ Passive และ Active

8.       Real Time Location System; RTLS : ระบบแสดงตำแหน่งในเวลาจริง บอกว่ามีอะไรเกิดขึ้นบ้างในองค์กร เช่น รู้ว่าพนักงานอยู่ตรงไหนแล้ว หรือสินค้าอยู่ตรงไหน จะแสดงตำแหน่งและเวลาจริงในขณะนั้น

9.       Remote Management : ระบบควบคุมการบริหารจัดการระยะไกล

10.   Security : ความปลอดภัยของข้อมูลสำคัญ เนื่องจากอินเตอร์เน็ตเป็นระบบที่สามารถเข้าถึงได้ง่าย ดังนั้นในทางปฎิบัติการนำข้อมูลไปแชร์มักทำได้ลำบาก เนื่องจากอาจเกิดข้อมูลรั่วไหลไปยังคู่แข่งได้

               

             การบริหารจัดการ supply chain และ inventory อย่างถูกต้อง ต้องได้รับความร่วมมือ จากทุกๆ การดำเนินงานที่ต่างกัน และ การเชื่อมต่อต่างๆของ supply chain ความสำเร็จของการร่วมมือช่วยให้เกิดการเคลื่อนย้ายไหลราบลื่นไปด้วยดี และตรงเวลา ตั้งแต่ supplier ไปยัง manufacturers ไปยัง customer ทำให้ให้ผู้ที่เกี่ยวข้องนั้นๆ มีสินค้าคงคลังอยู่ในระดับต่ำ และมีต้นทุนลดลง

ดังนั้นจะเห็นว่า SCM มุ่งเน้นไปยังการวางแผน การ optimization และ การตัดสินใจ ในส่วนต่างๆของ Supply chain ส่วน ERP จะมุ่งเน้นไปที่ การวางแผน การบริหาร จัดการ และการใช้ทรัพยากรทั้งหมดทั่วองค์กร (มองในเชิงการใช้ทรัพยากรทั้งหมดทั่วองค์กร)